Facilitatore digitale. Lavorare insieme al Team
Il team è composto da persone provenienti da diversi settori a cui fanno capo i partner di progetto.
Si trovano quindi di fronte alla doppia difficoltà di lavorare insieme con colleghi sconosciuti e di trovare insieme ad essi una modalità di lavoro condivisa, non necessariamente identificabile con quella in uso nel proprio ente di appartenenza.
Dunque, una prima parte del lavoro sarà quella di condividere linguaggio e stile lavorativo, grazie anche all’uso di strumenti digitali, che permettono di operare in modalità collaborativa e per obiettivi. Tale approccio si può raggiungere per gradi:
- durante lo step 1, il team fa formazione insieme, comincia a conoscersi, si osserva, prende le misure, ma non è chiamato ad essere operativo sul campo;
- nello step 2 si lavora per sottogruppi di 4-5 persone, e si cominciano ad affinare modalità collaborative, in genere anche diverse per ciascun sottogruppo. In questa fase è importante prevedere momenti di confronto collettivo tra tutti i sottogruppi e l’ideale sarebbe utilizzare una piattaforma condivisa (per es. Basecamp, la stessa in uso per gestire tutto il processo di rigenerazione urbana), in cui attivare le notifiche delle attività del proprio gruppo, ma avere libero accesso a tutti gli ambienti digitali degli altri gruppi, in modo da gestire anche individualmente gli aggiornamenti al work in progress;
- nello step 3 si ricompattano i gruppi di lavoro e si sviluppa un’organizzazione del lavoro del team più strutturata, in quanto si va sul campo, si interagisce con i propri pari e con altri utenti non necessariamente coinvolti nel progetto, per cui è assolutamente necessario lavorare in maniera coordinata. Per mettere in pratica questo approccio è naturalmente necessario il sostegno ed il coinvolgimento di ciascun ente partner del progetto, motivo per il quale i facilitatori diventano un ulteriore perno di comunicazione ed apprendimento condiviso tra tutti i diversi partner e stakeholders coinvolti;
- nello step 4, il team, ormai rodato ed organizzato con ruoli e compiti, sa come muoversi per mantenere una relazione continuativa e coinvolgente con i diversi gruppi di cittadini: aggiornandoli sulle attività ed eventi in corso e futuri, stimolando la partecipazione ed il coinvolgimento di altri cittadini, aiutando a capire e sostenere le progettualità in corso. Può inoltre essere in grado di sostenere eventuali nuovi facilitatori che si potranno unire nel gruppo, condividendo momenti formativi e di scambio di buone pratiche.
Un’ultima riflessione va fatta in merito alla governance del team: come gestire il flusso di lavoro insieme?
Anche qui dobbiamo ragionare per fasi, accorpando i 2 precedenti step: nei primi 3 occorrerà un coordinamento esterno al team, capace al tempo stesso di porre le basi di una sostenibilità nel tempo del gruppo di lavoro e quindi di un’autonomia organizzativa. Lo step 4 sarà, quindi, il banco di prova del team, che comincerà a muovere i primi passi in autonomia: il coordinamento esterno, questa volta, avrà il ruolo di supervisore, che leggerà in termini di apprendimento (conseguito e da conseguire) riguardo una modalità di funzionamento del gruppo.
L’organizzazione e quindi la governance che il team di facilitatori metterà in campo prenderà via via la forma di olocrazia. Una forma orizzontale e non piramidale, in cui non ci sono mansioni, ma ruoli da svolgere, organizzati in cerchie. Durante lo step 4 il team di facilitatori lavorerà secondo una organizzazione olocratica, avendo come riferimento il coordinamento esterno, per avere continuo supporto e feedback rispetto al proprio modo di funzionare.
In questo modo, il team sarà poi in grado di avere sufficiente esperienza per inserire tra i ruoli anche quello di chi potrà svolgere questa supervisione nel tempo e proseguire secondo un’organizzazione orizzontale.